写在前面
Todo 工具已经太多太泛滥了， 当然笔记工具也是一样。我现在基本还是克制地看待一些新兴的所谓生产力工具。如果没有特别眼前一亮的感觉，或者背后有一套哲学（或故事），我其实都不太想尝试。 我不想过度折腾「生产力工具」而忽略了生产力本身。
尽管如此，当某位大佬给我看了下他最近在尝试的几十个 App 时，我还是挺震惊的，他觉得一直没有找到一个趁手工具，所以不停地在寻找。我以前也有同感，不过我现在更倾向于：拿手头现有的成熟的工具稍加捣鼓组合成工作流，就行了。 毕竟人无完人，工具也是一样， 一直想寻找一个天命的 100% 契合的工具（或人），会错过很多生命中本应欣赏的风景。可能 J人更倾向于这样吧；而我是 P人，所以就比较随意，感受过程，能够自由应变其实也很好。
所以我今天看到这个 Apple Reminder 用例时，还是挺兴奋的。这个用例，不是什么全新的App，只是在 Apple Reminder 基础上，应用的实践方法而已。 如果我们愿意， 也可以在滴答清单，Todoist，甚至Obsidian，Craft，Notion，任何能想到的地方加以实践。 很巧的是，这个方法和我很久以前 介绍的 Marc Andreessen 推崇的纸质提醒卡片技巧类似，我个人也从中得到很多启发，因此很高兴能分享给大家。
文章来源：https://medium.com/practice-in-public/the-secret-focus-trick-in-apple-reminders-how-to-set-it-up-for-free-9bb07dc47125
原作者：Georg Plankl 火箭君翻译并略作编辑。
正文
各位听过脑子里的那些小声音吗？ “快去做这个，要去做那个！”
如果这些声音不断打扰我们，我们就不可能集中注意力了。
我也遇到过这种情况。我的 20 项待办事项清单上的每一项任务都让人感到紧迫，不知所措，等待着处理。即使有精心计划的任务列表和截止日期，我的「收件箱」列表、「今天」列表和日历事项也总会不知何故就「溢出」了。
我偶然发现了一个优雅的解决方案，将决策时间缩短了一半。
现在，当我查看每日待办事项时，我 100% 清楚自己需要做什么以及下一步应该做什么。不紧急的任务会自动推到列表底部。 它的优先级排序非常完美——清晰且无干扰。
这个优雅的方法来自于时间管理教练 Carl Pullein 的分享，他利用 Apple Reminders 管理日常任务。这个天才的方法可以帮助我们不再忽视大局。让展示以下这种在 Apple 提醒事项中专注于任务的绝妙方法。让一切变得 简单、干净、有效。
第 1 步 — 设置「焦点列表」
如果想摆脱不知所措的感觉，我们只需要创建 3 个智能列表。
在 Mac 上，单击【文件】>【新建列表】，然后选择【智能列表】选项。为列表命名，Carl Pullein 的建议这样命名：
- Must Dos / 今天必须做的事
- Should Dos / 今天应该做的事
- Colud Dos / 今天可以做的事
我建议为每个列表指定颜色——例如红色、黄色和绿色。
最后，将这些过滤器应用于每个列表：「今天的日期」和「优先级」。
「必须做」的事情应该具有高优先级，「应该做」的事情具有中优先级，而「可以做」的事情具有低优先级。
Source: Author | Screenshot from my MacBook desktop
想 要逾期任务显示在您的今日列表中吗？只需勾选【包括逾期】（include overdue）框即可。接下来，转到【文件】>【新建组】并创建一个新组（例如称之为：今日焦点），并将所有三个列表添加到其中。稍后就会看到这个小小的分组有多么有用——这就是奇迹发生的地方！
恭喜！我们现在已经完成了设置中最重要的部分。
第 2 步 — 个性化设置「焦点列表」
Carl Pullein 建议按截止日期（例如今天、本周、下周）对待办事项进行排序，而 不是按项目进行分组。这是一个很好的方法。但如果它不适合各位，请随意调整焦点列表以匹配您的工作流程。我设立了两个小组，每个小组有三个列表：一组用于与工作相关的任务，一组用于个人待办事项。
请记住，只有标记了任务（例如#work 或#personal）并将这些标签用作过滤器时，这些列表才有效：
Source: Author | Screenshot from my MacBook desktop
同样，如果我们的工作围绕一些大型项目，也可以为每个项目设置带有智能列表的组。如果管理多个客户的自由职业者，也可以尝试按客户名称标记任务。
另一种选择是根据任务所需的时间使用标签。例如，估算耗时超过 15 分钟的任务可以使用标签 #over15，而快速任务可以使用标签 #under15。为每个时间范围创建组，应用正确的过滤器，您将能够根据您的时间和优先级对任务进行排序。
不要害怕在这里发挥创意！尝试不同的过滤器和组设置——这是值得的。
第三步——确定日常任务的优先顺序
接着让我们将智能列表付诸行动。
我们可以计划在下一个工作日处理的所有任务，并将提醒日期设置为与当天相匹配。让这一步成为我们日常生活的一部分 —— 无论是在早上喝咖啡的时候决定今天的日程也好，还是工作日结束时规划下一天。
我建议在早上执行此操作，因为新规划的任务将立即出现在每日列表中。
然后，按优先级组织您的任务：高、中或低。为了保持不要太离谱，限制自己最多将 3 个任务标记为高优先级，将 3 个任务标记为中优先级：
Source: Author | Screenshot from my MacBook desktop
对于低优先级任务，则不必担心数量。如果有些没有完成也没关系。它们并不是衡量工作日是否成功的标准，并且在第二天总是可以被优先考虑。 每天只要花两三分钟完成这一步，不久就可以期待情况有所好转了。
最后
我们的智能列表现在应该显示具有今天提醒日期的所有任务，并按高、中或低优先级组织。这将为我们提供所有日常任务的完全优先视图，一目了然：
Source: Author | Screenshot from my MacBook desktop
为了获得更清晰、更聚焦的视图，请像我的屏幕截图一样隐藏侧边栏。最快的方法是使用以下键盘快捷键：Option + Command + S
虽然此视图无法为我们自动完成任务（火箭君注：这是真的，我作证，哈哈哈哈），但它是掌控今天需要做的所有事情的绝佳方式。至少帮助我们克服压力并腾出更多时间去做生活中真正重要的事情。
现在就去花 10 分钟设置「焦点列表」清单，并养成每天规划的习惯吧！